Hoe maak je een professionele factuur? Stappenplan

Een professionele factuur maakt indruk bij je klant en zorgt voor snellere betaling. In dit stappenplan lees je welke gegevens wettelijk verplicht zijn, hoe je BTW correct berekent, en hoe je betaallinks toevoegt zodat klanten direct via iDEAL kunnen betalen. Van begin tot eind, praktisch en op de Nederlandse wetgeving afgestemd.

Waarom een goede factuur belangrijk is

Een factuur is niet zomaar een verzoek om betaling. Het is een bewijsmiddel voor jou en je klant, en voor de Belastingdienst. Een onvolledige factuur kan leiden tot problemen bij een controle of bij betalingsgeschillen. Bovendien: hoe professioneler de factuur eruitziet, des te sneller klanten geneigd zijn te betalen. Een duidelijke betaallink (iDEAL) verlaagt de drempel om direct te betalen.

Verplichte gegevens op een factuur volgens de wet

De wet eist dat een factuur de volgende gegevens bevat:

• Datum van uitreiking
• Uniek factuurnummer (opeenvolgend, zonder hiaten)
• Je gegevens: naam, adres, KVK-nummer, BTW-nummer (als je BTW-plichtig bent)
• Gegevens van de klant: naam en adres, en bij B2B ook het BTW-nummer van de klant
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Hoeveelheid, eenheidsprijs en totaalbedrag
• BTW-tarief en BTW-bedrag (of vermelding dat de levering vrijgesteld is)
• Totaalbedrag inclusief BTW
• Betaaltermijn (bijv. 14 dagen, 30 dagen)

Ontbreekt er iets? Dan kan de Belastingdienst de aftrek van BTW bij je klant weigeren. Zorg dus dat je facturatiesoftware deze velden altijd correct invult.

BTW-tarieven in Nederland

Het standaard BTW-tarief is 21%. Voor een beperkt aantal producten en diensten geldt het lage tarief van 9%, zoals voor voedingsmiddelen, boeken, medicijnen en bepaalde diensten. Soms is er 0% BTW van toepassing, bijvoorbeeld bij export buiten de EU of bij bepaalde medische en educatieve diensten.

Als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR), hef je geen BTW. Je vermeldt dan op je factuur dat je vrijgesteld bent van BTW wegens de KOR. Laat dit altijd controleren door een accountant als je niet zeker bent.

Stappen om een professionele factuur te maken

1. Kies je huisstijl: Voeg je logo en kleuren toe. FactuurGereed biedt aanpassing van logo, kleuren en adresgegevens.
2. Voeg regels toe: Omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs. Het totaal en BTW worden automatisch berekend.
3. Selecteer het juiste BTW-tarief: 21%, 9%, 0% of vrijgesteld.
4. Controleer klantgegevens: Correct adres en bij B2B het BTW-nummer.
5. Voeg een betaallink toe: iDEAL of Bancontact. Bij FactuurGereed krijg je automatisch een betaallink via Mollie.
6. Verstuur per e-mail: De factuur wordt als PDF meegestuurd. De klant kan direct op de link klikken en betalen.

Betaallinks voor snellere betaling

Zonder betaallink moet de klant handmatig overmaken. Dat duurt langer en er gaan vaker facturen "vergeten". Met een iDEAL- of Bancontact-link betaalt de klant direct na het openen van de factuur. De gemiddelde betaaltermijn daalt vaak van weken naar enkele dagen. FactuurGereed integreert Mollie: je genereert automatisch een unieke betaallink per factuur.

Automatische herinneringen

Stel herinneringen in voor openstaande facturen. Een vriendelijke herinnering na 7 dagen, een iets dringendere na 14 dagen. Veel factuurprogramma's doen dit automatisch. Zo hoef je niet handmatig na te bellen.

Conclusie

Een professionele factuur maak je in minuten met de juiste software. Zorg voor volledigheid, heldere omschrijvingen en een betaallink. Wil je het uitproberen? FactuurGereed biedt factureren met iDEAL, herinneringen en BTW-berekening in één pakket. Start gratis.